Personalbil

Personalbilspolicy

Allmänt

Via Regents personalbilslösning får anställda möjlighet att förmånligt leasa fabriksnya bilar. Här klargörs de regler som gäller avseende personalbilar. Hur stor rabatten är för den anställde beror på många faktorer där den största bidragande faktorn är förmånsvärdet som varierar mellan bilmodeller. Även den anställdes lön spelar in. Därför är det svårt att ge ett procentuellt belopp exakt hur stor rabatten blir. För att ge ett riktvärde när det kommer till tillbehör som spolarvätska, däck, däckförvaring, biltvätt och liknande är rabatten ~70%. För själva bilen är rabatten ~20%.

Detta Exceldokument kan underlätta för att beräkna totalkostnad för dig som anställd. ALD Personalbil.xlsx

Rutin för beställning

Så här går det till att beställa en personalbil:

Kontakta ALD Automotive för instruktion hur beställningen går till.
Säkerställ godkännande av närmaste chef att beställa en bil genom att båda parter digital signerar dokumentet Personalbilsavtal som finns för respektive dotterbolag. Se även Avtal nedan.
Uifrån vad den anställde kom överens om med ALD Automotive under punkt 1 är nästa steg att vända sig till en bilåterförsäljare som säljer det fordon den anställde är intresserad av, provkör och begär ett affärsförslag på önskad bil och utrustning. Bilofferten skickar den anställde till Regents kontakt på ALD Automotive.
ALD Automotive granskar att fordon, pris, utrustning med mera överensstämmer med bilpolicyn och räknar ut löneavdrag.
ALD Automotive tar fram en leasingoffert/avtal och skickar till Regent för godkännande.
Regent tillsammans med den anställde godkänner och returnerar undertecknat hyresavtal till ALD Automotive tillsammans med uppgifter om förare, kostnadsställe, adress m m.
ALD Automotive beställer bilen och bevakar leverans.
Den anställde hämtar ut bilen, kontrollerar att den är i överensstämmelse med beställning (märke, modell, färg, ev. extrautrustning, däck m.m.) och undertecknar ett leveransgodkännande.
ALD Automotive skickar inloggningsuppgifter till ALD Automotives hemsida samt mobil-app.

Regent har valt att låta våra medarbetare välja serviceavtal själva eftersom detta har visat sig mest kostnadseffektivt. Därmed är det viktigt att du som vill skaffa en personalbil också ser till att få med serviceavtal i offerten från den bilhandlare du kontaktar.

Ansvarsfördelning

Ansvarig för policyns efterlevnad är den anställde. Den anställde ska därför känna till innehållet i personalbilspolicyn och efterfölja detta. Regent använder ALD Automotive som leverantör av personalbilarna. Till hjälp finns därför alltid ALD Automotives kundservice som ansvarar för all hantering runt bilarna och de svarar på alla frågor. ALD Automotive har också kunskap om denna policy och skall kontaktas vid intresse av att skaffa en personalbil.

Kontaktperson

Se Roller.

Inköp av kringutrustning

Samtliga inköp ska gå genom ALD Automotive så att dessa faktureras Regent genom samlingsfaktura som sedan dras från den anställdes bruttolön genom löneväxling.

För biltvätt, spolarvätskor och andra saker som går att köpa på OKQ8 erhåller den anställde ett kreditkort genom ALD Automotive. Detta kort ska användas när så är möjligt för att köpa bilrelaterade artiklar. Kortet kan även användas för inköp av drivmedel till rabatterat pris. För sådana kostnader delas fakturan och skickas direkt till den anställde.

För däckförvaring och andra inköp ska fakturorna skickas direkt till ALD Automotive. Den anställde får information om faktureringsadress och regler kring detta vid inköp av bil.

Övriga kostnader kan undantagsvis hanteras som normala privata utlägg efter godkännande av närmaste chef.

Allmänt om personalbil

Personalbil är en förmån där den anställde växlar lön mot en bil. Bilen hyrs av Regent från ALD Automotive via operationell leasing och den fasta leasinghyran inkluderar försäkring och däck under hela avtalstiden. När hyreskontraktet, som ingås på 36 månader, löper ut lämnas bilen tillbaka till ALD Automotive.

Rätt till personalbil

Alla som är tillsvidareanställda har rätt till personalbil. En personalbilsbeställning ska föregås av ett internt godkännande av närmaste chef.

Fast månadskostnad

Den anställde väljer fordon efter eget tycke och smak inom ramen för gällande säkerhets- och miljöregler. Baserat på hur många mil den anställde kommer att köra per år beräknas en fast totalkostnad per månad för bilen. Denna kostnad täcks av den anställde via ett bruttolöneavdrag. Några fördelar med personalbil jämfört med att köpa en ny bil privat är att personalbilsmodellen ger 12,5% momsavdrag på leasingavgiften och fullt momsavdrag på driftavtalet, produkten kan kombineras med företagsrelaterade rabatter på fordon, bilförsäkring, däck, finansiering m.m. I månadskostnaden ingår:

Personalbilen
Sommar och vinterdäck och byte av dessa vid behov och normalt slitage
Fordonsförsäkring inklusive skadehantering
Leasingavbrottsförsäkring som täcker delar av hela eller delar av uppsägningsavgiften om personalbilen återlämnas före kontraktsperiodens utgång p.g.a. uppsägning, sjukdom, olycka eller dödsfall
Teknisk support från fordonstekniker hos ALD Automotive som också förhandsgodkänner verkstadsbesök och bevakar garanti och goodwillreparationer
Kontaktperson hos ALD Automotive för samtliga frågor
Elektronisk förarguide som app till smartphone och mobil webb där all information återfinns kring aktuell personalbil.

Övriga kostnader

Kostnader som inte ingår i månadskostnaden såsom trängselskatter, broavgifter, självrisker, obetalda p-böter, uppsägningsavgift om bilen återlämnas före kontraktsperiodens slut m.m. kommer att debiteras den anställde via löneavdrag efterhand de uppstår. De eventuella skador, som inte åtgärdats på kaross och inredning i bilen och som klassas som onormalt slitage kommer att debiteras den anställde via extra löneavdrag i samband med återlämningen av bilen. För mer information av vad som klassas som onormalt slitage, se Återlämningsguiden på ALD Automotives hemsida. Om den anställde inte sett till att bilen blivit servad enligt tillverkarens rekommendationer och inte återlämnar utrustning som tillhör bilen kan detta också bli en kostnad för den anställde genom löneavdrag, i samband med återlämnandet.

Förmånsvärde

Enligt svenska skatteregler uppkommer en skattepliktig förmån när en anställd för privat bruk nyttjar en personalbil. Värderingen av bilförmån bygger på schabloner. Förmånsvärdet ska motsvara den inbesparing en genomsnittlig förmånstagare gör genom bilförmånen jämfört med att äga bilen själv. Schablonreglerna omfattar både personbilar och lätta lastbilar och förmånsvärdet beräknas utifrån det s.k. nybilspriset. Till nybilspriset lägger man sedan värdet av bilens extrautrustning. Nybilspriset är fast under avtalstiden medan beräkning av det skattepliktiga förmånsvärdet kan ändras varje årsskifte.

Oavsett dag i månaden personalbilen levereras utgår full bilförmån för hel månad. Vid byte av bil betalas bilförmån för den bil den anställde har haft längst under månaden. Ansvarig för regelverket kring bilförmåner är Skatteverket. Mer information om bilförmånsbeskattningen återfinns på http://www.skatteverket.se.

Tjänstemilsersättning

Vid körning i tjänsten med personalbilen utgår ersättning i enlighet med Skatteverkets bestämmelser.

Andra förare

Personalbilen är avsedd att brukas av den anställde, däremot finns det inget som hindrar andra från att bruka fordonet. Försäkringen är giltig oavsett förare.

Miljö

Regent arbetar aktivt för att minska miljöpåverkan från egen verksamhet. De personalbilar Regent erbjuder skall därför vara miljöklassade enligt Skatteverkets definition för detta. Samtliga bilar med el eller hybriddrift är också godkända oavsett Skatteverkets definition.

Säkerhet

Regent månar om sin personals säkerhet och erbjuder därför endast personalbilar av märke och modell som har fått minst fem (5) stjärnor i EuroNcap krocktest.

Tjänstledighet, sjukdom och föräldraledighet

Vid tjänstledighet, sjukdom, ledighet med föräldrapenning eller förlorat körkort överstigande 3 månader avgör Regent i varje enskilt fall fortsatt disponerande av personalbilen.

Kvittningsrätt

För belopp den anställde skall betala enligt bilpolicyn och för eventuella obetalda parkeringsböter, självrisker, reparationer, borttappad utrustning, missad service, återlämningskostnader som avser onormalt slitage jämfört med Återlämningsguiden eller kostnader som uppkommit genom oaktsamhet skall Regent enligt särskilt avtal ges rätt att kvitta kostnader mot lönefordran enligt lagen (1970:215) om arbetsgivarens kvittningsrätt.

Ändringar i och tillägg till regler för personalbil

Om lagändringar eller myndighets åtgärd, enligt Regents bedömning, ger anledning därtill kan Regent göra ändring i och tillägg till reglerna eller helt sluta erbjuda personalbil. Företaget ska dock säkerställa att den anställde informeras om åtgärden i tid.

Att skaffa personalbil

Innan den anställde får personalbil behöver följande steg gås igenom.

Löneavdrag

Som tidigare nämnts växlar den anställde lön mot bil genom en fast månadskostnad som dras från den anställdes lön genom ett bruttolöneavdrag. Månadskostnaden bygger i grunden på leasinghyran som i sin tur beror på bilvalet och dess extrautrustning samt uppskattad körsträcka. Så här beräknas bruttolöneavdraget:

Bruttolöneavdrag = (leasinghyra (inkl managementpaket) + fordonsförsäkring + sociala avgifter för bilförmån + leasingavbrottsförsäkring + fordonskatt) / (1 + sociala kostnader för lön)

Obs! Om den anställde kör mindre än 100 mil i tjänsten per år kommer ditt löneavdrag att beräknas inklusive moms då Regent för dessa bilar enligt gällande lagstiftning ej kan göra momsavdrag på den del av leasinghyran som avser bilen (utom driftskostnaderna). Löneavdraget kan ändras om den anställdes faktiska körsträcka ändras från vad som uppgavs när bilen beställdes. Rådfråga gärna ALD Automotive. Ändringar av försäkringspremie och av fordonsskatten kan också medföra omräkning av löneavdraget. Kostnader som inte ingår i den fasta månadskostnaden kommer att debiteras den anställde via ett extra löneavdrag på bruttolönen efterhand som kosntaderna uppstår.

Råd och tips gällande val av fabrikat, modell, extrautrustning och pris

Fordonsmarknaden är under ständig förändring. Det kommer nya fabrikat, modeller, lagar och regler regelbundet. ALD Automotive arbetar löpande med att göra analyser av prisvärda fabrikat och modeller ur ett miljö-, säkerhets-, och kostnadsperspektiv och publicerar månadsvis sina bilrekommendationer. Regent rekommenderar den anställde att välja fordon från dessa bilrekommendationer, se http://www.aldautomotive.se. Ytterligare ett råd är att undvika mycket extrautrustning som medför en högre leasinghyra. Exempel på sådan utrustning är taklucka, integrerad bioanläggning, fabriksmonterad navigationssystem eller uppgradering av fälgstorlek (däckskostnaderna stiger markant). Utrustning som ingår i ett paket är oftast fördelaktigt jämfört med att köpa delarna separat.

Att köra personalbil

Det är viktigt att den anställde tar hand om personalbilen. I det här avsnittet återfinns svar på de flesta situationer som kan uppstå.

Vård och underhåll

Serva bilens enligt de serviceintervall som finns angivet i serviceboken.
Håll bilen ren invändigt och utvändigt genom att tvätta den regelbundet.
Det är inte tillåtet att eftermontera utrustning i bilen som skadar inredning eller efterlämnar märken.
Kontakta ALD Automotive vid frågor.

Service

Personalbil behöver service med jämna mellanrum. När detta ska ske framgår av bilens servicebok. Det är också väldigt vanligt idag att fordon själva ”säger till” när det är dags att boka service, dock inte alla bilar. Det är mycket viktigt att serva bilen enligt angivna serviceintervall då en prickfri servicebok är förutsättningen för att bilens garantier skall fortsätta gälla. En missad service kostar i cirka 12 000 kr i förlorat värde på andrahandsmarknaden. Detta är en kostnad som debiteras den anställde vid en återlämning.

Ändrad körsträcka och milrapportering

Den anställdes löneavdrag speglar årlig körsträcka. Ändras körsträckan mer än 20% kommer leasinghyran och därmed även löneavdrag att justeras. Av denna anledning kommer den anställde under hyresperioden bli ombedd att rapportera aktuell mätarställning löpande. Detta görs genom att logga in på ALD Automotives hemsida.

Drivmedel journal och tjänstemilsersättning

Den anställde står för drivmedel och för reseräkning vid körning i tjänsten enligt Regents rutiner.

Däck

Däck levereras av återförsäljaren eller särskild däckleverantör. Levereras bilen under sommarperioden kommer den anställde bli kontaktad av däckleverantören och få information om vilka alternativ till vinterhjul som finns. Däck kan, om så önskas, förvaras hos Euromaster.

Byte av slitdelar och påfyllnad av vätskor.

Den anställde behöver skaffa ett serviceavtal för byte av slitagedelar som bromsskivor och glödlampor liksom byte av torkarblad och påfyllnad av vätskor i samband med service. Byte av slitagedelar och påfyllnad av vätskor skall alltid göras av auktoriserad verkstad även om det sker mellan servicetillfällena.

Fel på bilen

Vid fel på bilen ska bilåterförsäljaren som levererat bilen kontaktas eller av bilåterförsäljaren hänvisad verkstad. Informera också ALD Automotive om felet. Alla reparationer ska utföras på auktoriserad verkstad. Detta är viktigt för att mobilitetsgarantier och andra garantier ska kvarstå.

Försäkringar

Bilen är helförsäkrad under avtalstiden. Självrisken varierar beroende på typ av skada som inträffat. Då bilen är fabriksny omfattas den också av vagnskadeförsäkring som följer med vagnskadegarantin. Den försäkringen är fabrikatsberoende och självrisknivån varierar med märket.

Skador och försäkringsärenden

Om den anställde råkar ut för en olycka eller om det på annat sätt uppstår en skada så att bilen behöver repareras måste den anställde göra en skadeanmälan. Denna skickas till ALD Automotive samt till tjänstebilansvarig på Regent snarast möjligt, dock senast en månad efter händelsen och boka därefter tid på en auktoriserade verkstad. Den anställde ansvarar för att skadan åtgärdas och för eventuella självrisker. Mer information återfinns i förarguiden eller genom ALD Automotive. Vid utebliven skadeanmälan och/eller icke åtgärdade skador vid återlämnandet får den anställde stå för reparationskostnaden. Vid brand- och stöldskador skall det också göras anmälan till närmaste polismyndighet. Kopia på polisanmälan ska alltid sändas till ALD Automotive samt tjänstebilansvarig på Regent.

P-böter

Vid parkeringsbot är den anställde skyldig att betala den inom angiven tid till parkeringsbolaget. Vill den anställde bestrida parkeringsboten ska ALD Automotive kontaktas för att få en fullmakt att driva ärendet vidare.

Utlandsresor

Om den anställde avser att köra utanför Sveriges gränser krävs följande:

Fullmakt – intygar att den anställde har rätt att köra bilen med aktuellt registreringsnummer. Kan krävas vid poliskontroll.
Registreringsbevis del 1 behöver medtagas.
Grönt Kort – Detta behövs vid olycka för att garantera betalningsansvar och reglering av skador som orsakas av fordon från främmande länder.
Samtliga dokument som erhålles från ALD Automotive. Kontakta ALD Automotive minst 3 veckor innan avresa.

Att lämna tillbaka personalbilen

När kontraktsperioden närmar sig sitt slut kontaktas den anställde av ALD Automotive. Den anställde får då ta ställning till om denne vill lämna tillbaka personalbilen och byta bil, fortsätta använda personalbilen eller köpa bilen av ALD Automotive.

Förlängning av leasingavtalet

Om den anställde önskar fortsatt tillgång till personalbilen kan ALD Automotive efter godkännande av Regent förlänga leasingavtalet upp till 12 månader. Leasinghyran och därmed den fasta månadskostnaden kan förändras vid en förlängning.

Köpa personalbilen

Tidigast två månader innan kontraktsperioden upphör kan den anställde få ett preliminärt pris på bilen. Den anställde kan själv få en indikation om vad bilen kommer att kosta genom att besöka www.bilpriser.se och lägga in bilens uppgifter. När den anställde betalt överenskommet pris till ALD Automotive och/eller ordnat finansiering på annat sätt samt försäkrat bilen övergår bilen i den anställdes ägo och bilen ställs över på den anställde i bilregistret. Det är bara den anställde som förare av bilen som har möjlighet att köpa personalbilen.

Återlämning

När bilen skall återlämnas kan den köras till ALD Automotive i Täby kyrkby. Den kan också efter överenskommelse med ALD Automotive överlämnas till den återförsäljare där ny bil hämtas, eller på annan överenskommen plats för upphämtning av transportfirma.

Att tänka på inför återlämning

Bilen ska vara rengjord, försäkringsskador ska vara anmälda, eventuella reparationer åtgärdade. Sommar- och vinterdäck, extranycklar och annan utrustning som tillhör bilen skall medfölja vid återlämnandet. Här återfinns ALD Automotives film om hur det går till vid en återlämning. Läs noga igenom Återlämningsguiden som finns att ladda ner från hemsidan. Kostnader för onormalt slitage kan undvikas genom att den anställde är försiktig med bilen under hyrestiden.

Återlämning före kontraktsperiodens slut

Om den anställde behöver återlämna bilen före kontraktsperiodens slut utgår en uppsägningsavgift enligt avtal mellan Regent och ALD Automotive, utgörande 30% av återstående leasinghyror. Om den förtida återlämningen beror på uppsägning oavsett om denna kommer från den anställdes eller från Regents håll, sjukdom eller olycksfall finns en leasingavbrotts-försäkring som i de flesta fall täcker hela uppsägningsavgiften. Eventuell överskjutande del täcks av den anställde. För mer information om villkoren för leasingavbrottsförsäkringen, se separat bilaga eller kontakta ALD Automotive.

Avtal

Närmaste chef upprättar ett Personalbilsavtal mellan respektive Regent bolag och den anställde. Dokumentet signeras digitalt och arkiveras av chefen. Avtalsmallar finns för de bolag med avtal hos ALD.