Utlägg

Utlägg via Skovik

När du gör ett inköp för företagets räkning ska det redovisas via Skovik.
Skovik finns som app för alla vanliga telefonmodeller. Med appen kan du enkelt fotografera kvitton, varefter hela hanteringen sker digitalt — det fysiska kvittot kan alltså kastas.

Du kan också mejla kvitton direkt till din Skovik-inkorg från din Regent-mejl till add@skovik.email.
Om du har frågor kring hur utlägg ska registreras, kontakta din gruppchef eller Linus via Slack.

Inköp via Bonuskonto

Inköp upp till 4 000 kr (inkl. moms)

Dessa görs av dig personligen och registreras som utlägg i Skovik.
Köpet godkänns därefter av din gruppchef i Skovik.

Inköp över 4 000 kr (inkl. moms)

Dessa ska beställas via faktura, där Regents uppgifter (inklusive VAT-nummer/organisationsnummer och moms) framgår tydligt.
Skicka beställningen gärna med länk till order@regent.se och cc:a din gruppchef.

Exempel på Bonuskonto-inköp

För varor eller tjänster som inte är nödvändiga men ändå kan underlätta ditt arbete, kan du komma överens med din gruppchef om att köpa dem via bonuskontot.

Exempel på godkända köp:

  • En extra dator om du har två arbetsplatser

  • En surfplatta om du ofta reser i tjänsten

Exempel på gränsfall:

  • Ett PlayStation är normalt sett tveksamt, men kan godkännas om det används i kompetensutvecklingssyfte – till exempel för att utveckla eller testa spel i en ”marketplace”-miljö.

Att köpa flera PlayStations är däremot inte motiverat.
Vid en eventuell Skatteverksrevision kommer din skriftliga motivering att användas som underlag. Om köpet inte godkänns kan du bli förmånsbeskattad.

Arbetsrelaterade inköp

Om du behöver köpa något för att utföra eller effektivisera ditt arbete gäller som huvudregel att det är tillåtet – men stäm alltid av med din gruppchef om du är osäker.

Alla inköp – även de som belastar bonuskontot – kommer behöva godkännas av din gruppchef i Skovik innan ersättning betalas ut.

Var noga med att tydligt ange syftet med köpet i din utläggsrapport.

Om du är osäker på om ett köp är godkänt, kontrollera alltid först med din gruppchef.

Ersättning och registrering i Skovik

Utbetalning av ersättning för utlägg sker normalt sett i samband med nästkommande lön för samtliga utlägg registrerade senast den 1:a varje månad. 

De flesta kategorier i Skovik som går att registrera utlägg på är självförklarande. Nedan följer ett förtydligande gällande några av kategorierna:

Representation är komplext skattemässigt och kräver därmed flertalet olika kategorier beroende på vilken typ av representation det handlar om.

  • Representation måltid: lunch, middag
    • Vanliga luncher eller middagar som vi bjuder kunder eller medarbetare på ska registreras på detta konto. Viktigt här är att skriva en kommentar som påvisar att representationen är arbetsrelaterad. Exempelvis ”Kundmöte”, ”Arbetsmöte i projektet” eller dylikt
  • Kontor ej förbrukningsvaror: kaffe, smör, plåster
    • Förbrukningsvaror som exempelvis papper, saxar etc skall inte rapporteras här. Det mesta i övrigt som hör till kontoret rapporteras på denna kategori. Även julpresenter etc.

Utlägg för anställdas resa till Arlanda Flygplats i samband med våra årliga konferenser utomlands:

Ersättning gäller för resa med:

  • Flygbuss eller pendeltåg med singelbiljett.
  • Taxi till och från centralstation eller kontoret om du delar med minst en person till.
  • Arlanda Express om du bokar gruppbiljett som inkluderar minst ytterligare en person till.
  • Egen bil med minst ytterligare en person, och gör utlägg för parkering på Alfa- eller Beta-parkering, som bokas i förväg. Du behöver också meddela i aktuell slackkanal att du tar bilen och erbjuder plats till fler om någon så önskar. Exempelvis genom att hämta/lämna på vägen och eller hämta/lämna vid kontoret/centralstationen.