Utlägg
När den anställde lagt ut pengar för företagets räkning redovisas det genom Skovik utlägg. Skovik har en app som går att ladda hem för samtliga ledande telefonmodeller. Med denna app kan kvitton fotograferas varefter all hantering elektroniskt. Det fysiska kvittot kan därmed kastas bort. Kvitton kan också mailas från den anställdes Regentmail till add@skovik.email. Vid frågor kring hur utlägg ska registreras kan hjälp erhållas genom admin@regent.se.
Om den anställde behöver köpa något för att klara eller effektivisera sitt jobb är den generella regeln att dessa saker kan köpas in. Utläggen måste meddelas närmaste chef eftersom denne ska veta vad utlägget kommer ifrån vid attestering. Utlägg över 1000 kr kräver godkännande av närmaste chef.
Vid inköp över 4000 kr inklusive moms måste inköpet köpas med faktura där Regent och Regents alla uppgifter står som fakturamottagare. Detta görs enklast genom att kontakta admin@regent.se och be denne beställa åt den anställde.
För tjänster eller materiel den anställde klarar sig utan men som ändå är bra att ha kan den anställde komma överens med sin närmaste chef om att köpa sakerna genom sitt bonuskonto. En extra dator om den anställde har två arbetsplatser, eller en surfplatta om den anställde reser mycket i tjänsten är typiska saker som kan bekostas genom resultatkontot. Ett Playstation däremot för att ta ett annat exempel är mer tvivelaktigt, men om den anställde kan förklara genom ett mail varför denne skulle ha nytta av ett Playstation kan det vara ok ändå. Som till exempel att i kompetensutvecklingssyfte utveckla spel och lägga upp dessa i någon form av ”market place”. Samma resonemang gäller även för andra saker den anställde vill köpa. Däremot håller inte resonemanget för att köpa exempelvis 3 Playstation. Vid revision från Skatteverket kommer den anställdes förklaring att tas med som underlag för köpet. Vid nedslag från Skatteverket kan den anställde komma att förmånstaxeras.
Utbetalning sker med nästkommande lön för samtliga utlägg registrerade senast den 10:e i månaden.
De flesta kategorier i Skovik som går att registrera utlägg på är självförklarande. Nedan följer ett förtydligande gällande några av kategorierna:
Representation är komplext skattemässigt och kräver därmed flertalet olika kategorier beroende på vilken typ av representation det handlar om.
- Representation måltid: lunch, middag
- Vanliga luncher eller middagar som vi bjuder kunder eller medarbetare på ska registreras på detta konto. Viktigt här är att skriva en kommentar som påvisar att representationen är arbetsrelaterad. Exempelvis ”Kundmöte”, ”Arbetsmöte i projektet” eller dylikt
- Kontor ej förbrukningsvaror: kaffe, smör, plåster
- Förbrukningsvaror som exempelvis papper, saxar etc skall inte rapporteras här. Det mesta i övrigt som hör till kontoret rapporteras på denna kategori. Även julpresenter etc.
Utlägg för anställdas resa till Arlanda Flygplats i samband med våra årliga konferenser utomlands:
Ersättning gäller för resa med:
- Flygbuss eller pendeltåg med singelbiljett.
- Taxi till och från centralstation eller kontoret om du delar med minst en person till.
- Arlanda Express om du bokar gruppbiljett som inkluderar minst ytterligare en person till.
- Egen bil med minst ytterligare en person, och gör utlägg för parkering på Alfa- eller Beta-parkering, som bokas i förväg. Du behöver också meddela i aktuell slackkanal att du tar bilen och erbjuder plats till fler om någon så önskar. Exempelvis genom att hämta/lämna på vägen och eller hämta/lämna vid kontoret/centralstationen.