E-postsäkerhet och bilagor

Enligt Regents informationssäkerhetspolicy ska vi inte skicka känslig information som lösenord, kunddata och liknande innehåll via e-post. Det är särskilt viktigt att inte bifoga filer som innehåller sådan information.

Detta beror på följande skäl:

E-postmeddelanden är inte krypterade.
E-post är ett ”broadcast” kommunikationsmedium. Mottagaren kan enkelt vidarebefordra din e-post.
E-postmeddelanden kan enkelt fångas upp och läsas av angripare från tredje part.

Så vad ska vi göra istället?

Med våra kunder behöver vi följa deras processer och riktlinjer. Kontrollera med din kund hur du går tillväga om detta inte har kommunicerats till dig ännu.

Inom Regent använder vi OneDrive som vår standard. Arbeta från en projektmapp och hänvisa till den istället för att e-posta dokument. Om du måste dela dokument externt kan du kopiera de relevanta dokumenten till ditt personliga lagringsområde i OneDrive och sedan dela dokumentet/mappen därifrån. Standardinställningen när du delar ett dokument är att endast den mottagare du väljer kan öppna länken, och de kommer att ha skrivskyddad åtkomst. En sådan delningslänk är endast aktiv under en begränsad period, till skillnad från ett mejl som ligger kvar i mottagarens brevlåda på obestämd tid. Du har fler visuella detaljer i bilderna nedan.

Hör gärna av dig till din chef eller CISO om du har några frågor om detta.

Första gången du delar en fil kommer du att få upp den här dialogrutan för att välja användarkategori att dela filen eller mappen med. Där kan du också ställa in ett utgångsdatum för länken du delar.
Du kan också komma åt den här inställningssidan via kugghjulet från delningssidan nedan.